SAP-Projekte sind komplex und benötigen entsprechende Planung. Ein Überblick über die Implementierung eines SAP-Systems ins Unternehmen.
SAP-IMPLEMENTIERUNG: SO FUNKTIONIERT DIE EINFÜHRUNG EINES SAP-SYSTEMS
Die Einführung eines SAP-Systems in einen oder mehrere Teilbereiche eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess. Es handelt sich dabei nicht um eine simple Software, die sich einfach installieren lässt und dann bereit zur Nutzung ist.Der große Vorteil von SAP-Systemen ist die Möglichkeit, sie für jedes Unternehmen und jede Abteilung zu individualisieren. Hier verbirgt sich jedoch auch gleichzeitig die Herausforderung: Umfassende Planung ist nötig, genauso wie eine gewissenhafte Durchführung aller Projektschritte und eine bedachte Nachbereitung sowie Einführung der Nutzer in das System. Ich möchte heute den Ablauf der Implementierung eines SAP-Systems erklären, um besseres Verständnis zu vermitteln.
So beginnt die SAP-Implementierung
Jedes SAP-Projekt beginnt im Management eines Unternehmens. Hier wird entschieden, welche Abteilung ein SAP-System benötigt und welche Anforderungen daran gestellt werden. Die Auslöser dafür können unterschiedlich sein:
- Optimierung der bisherigen Arbeitsabläufe
- Einführung neuer Geschäftsmodelle
- Maßnahmen zur Kostensenkung
- Fusion mit einem anderen Unternehmen
- Umorganisation der Unternehmensstrukturen
Auch der Umstieg von einem anderen ERP-System auf SAP ist ein möglicher Auslöser. Die grundlegenden Anforderungen sollten bereits in diesem ersten Schritt definiert werden, sodass Unternehmen sich auf die Suche nach dem richtigen SAP-Experten machen können.
VORBEREITUNG DER SAP-IMPLEMENTIERUNG IN 5 SCHRITTEN
- Zusammenstellung des Projektteams
Der erste Schritt jedes SAP-Projekts ist die Zusammenstellung eines Teams, das das Projekt umsetzen soll. Hier soll zunächst ein Projektleiter bestimmt werden, der den gesamten Prozess organisiert und überwacht – Kenntnisse in den grundlegenden SAP-Funktionen sind von Vorteil. Das Projektteam selbst besteht in der Regel aus Mitarbeitern aus der Abteilung, in der die SAP-Implementierung stattfinden soll und aus Experten für die nötige Software. Das können sowohl interne IT-Mitarbeiter als auch externe SAP-Berater oder Entwickler sein. Diese Mischung ist wichtig, um die technische Komponente mit der praktischen Anwendung zu koordinieren. - Definition der Anforderungen
Aufgabe des neu geformten Projektteams ist im ersten Schritt die Definition der Anforderungen an das SAP-System und die Prüfung der Machbarkeit. In der Regel werden die Anforderungen in einem Lastenheft festgehalten. Dieses Lastenheft kann dann entweder vom internen SAP-Consultant oder von externen Beratern geprüft werden. Um nach einem externen Berater zu suchen, sollte in jedem Fall bereits ein Lastenheft bestehen. So wird die Suche und Auswahl deutlich erleichtert. - Erstellung eines Pflichtenhefts
Nach dem Lastenheft wird ein sogenanntes Pflichtenheft erstellt – eine Art To-Do-Liste für das SAP-Projekt. In diesem Schritt werden die benötigten SAP-Module und die SAP-Objekte definiert. SAP-Module sind zum Beispiel SAP MM für das Materialmanagement und SAP-Objekte sind die einzelnen Funktionsweisen wie zum Beispiel die Aufnahme von Bestellungen, Aufträgen und Kostenstellen. An dieser Stelle im Projekt wird auch definiert, ob die Standardfunktionen des jeweiligen SAP-Moduls ausreichen oder ob eine individuelle Anpassung der Software nötig ist. Auch die Systemvoraussetzungen werden hier definiert und geprüft. - Einschätzung von Aufwand und Kosten
Im nächsten Schritt werden Zeit- und Kostenaufwand definiert. Arbeitet ein Unternehmen mit einem externen SAP-Berater, wird dieser Schritt bereits nach der Erstellung des Lastenhefts abgearbeitet, da der Consultant ein Angebot für seine Leistungen erstellt. Auch der Einkauf bei SAP selbst findet hier statt. - Planung der Umsetzung
Jetzt geht es an die Projektplanung. Gemeinsam erstellt das Projektteam einen Plan für die Projektstruktur, die Termine, Ressourcen und Meilensteine sowie für das Budget. In diesem Schritt handelt es sich um klassisches Projektmanagement – je detaillierter die Planung vorgenommen werden kann, desto einfacher ist es für alle Mitglieder, die Umsetzung reibungslos zu gestalten.
DURCHFÜHRUNG DER SAP-IMPLEMENTIERUNG IN 5 SCHRITTEN
- Abstimmung in Workshops
Der Projektleiter setzt in Absprache mit allen Teammitgliedern Termine für einzelne Workshops zu jedem Arbeitsschritt an, der Abstimmung benötigt. Oft werden agile Arbeitsmethoden wie SCRUM eingesetzt – durch die kurzen Arbeitszyklen können hier schnell erste Implementierungen genutzt werden, während Individualisierungen im Nachgang durchgeführt werden. In diesen Workshops werden die konkreten Anforderungen für jeden Teil des SAP-Moduls festgelegt, sodass der SAP-Berater oder Inhouse-Consultant sie im Anschluss umsetzen kann. - Implementierung bisheriger Vorgänge
Sobald die Entwicklung oder die Anpassung der Module abgeschlossen ist, werden die entstandenen Daten implementiert. Bisherige Geschäftsvorgänge werden in das neue System übertragen – dazu ist ein Migrationskonzept nötig, das festlegt, welche Daten übertragen werden sollen. Wichtig ist, diese Schritte zu dokumentieren und zu testen. Die Datenübertragung ist nicht zwangsläufig notwendig, erleichtert jedoch die Arbeit für die späteren Anwender deutlich, da sie nicht alle Vorgänge neu eintragen müssen. - Nutzer bestimmen und anlegen
Im nächsten Schritt werden die Nutzer des neuen SAP-Systems definiert und mit Rollen versehen. Jeder Nutzer wird angelegt, bekommt eine Rolle zugewiesen und hat dementsprechende Berechtigungen zur Bearbeitung von Einträgen. So soll sichergestellt werden, dass nur Mitarbeiter, die sich mit dem entsprechenden Themenbereich auskennen, Bearbeitungen vornehmen können. Einkäufer können beispielsweise keine Änderungen in Vorgängen der Buchhaltung vornehmen. - Testphase der Entwickler
Sind alle Services, Nutzer und Funktionen angelegt, beginnt die Testphase. Zunächst testet der Entwickler das System selbst und schaltet es dann für Key-User (diejenigen, die das System am intensivsten nutzen) zum Anwendungstest frei. Hier ist es sinnvoll, einen Plan für den Test festzulegen, an dem sich die User orientieren können, damit keine Funktionen übersehen werden. Gibt es noch Fehler, werden diese dokumentiert und im Anschluss durch den Entwickler behoben. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt, bis alle Funktionen so arbeiten, wie es geplant war. Der Abschluss des Tests erfolgt durch den Projektleiter. - Schulung der Nutzer
Neben den Key-Usern gibt es in der Regel noch weitere Nutzer des SAP-Systems. Die Key-User werden in der Testphase durch den Entwickler geschult – jetzt gilt es, allen Nutzern die Anwendung zu erklären. Oft übernehmen diese Schulung die Key-User, die alle Funktionen an die Mitarbeiter weitergeben. Um keine unnötigen Änderungen in den Daten vorzunehmen, werden die Schulungen meist noch im Testsystem durchgeführt.
NACHBEREITUNG & ABSCHLUSS EINES SAP-PROJEKTES
Die Implementierung des Systems selbst ist an dieser Stelle abgeschlossen. Die wichtigste Aufgabe steht allerdings noch bevor: Die Integration in den Alltag des Business. Zunächst wird ein Plan erstellt, der alle noch durchzuführenden Schritte definiert. Dann beginnt die tatsächliche Nutzungsphase des neuen SAP-Systems. Da sich in der Praxis gerade zu Beginn häufig noch Fragen durch die Anwender ergeben oder Änderungswünsche entdeckt werden, ist regelmäßiges Feedback und eine Möglichkeit zur Dokumentation dieser Fragen und Wünsche wichtig. Die Infos werden durch die Key-User gesammelt und an den Projektleiter weitergegeben. Dieser kann sich schließlich an den Entwickler wenden, wenn noch nachträgliche Änderungen am System vorgenommen werden sollen. Erst, wenn alle Anwender eingearbeitet und zufrieden sind, wird das SAP-Projekt offiziell abgeschlossen.
Wie sich schnell zeigt, ist die Implementierung eines SAP-Systems ein komplexer Prozess. Warum die Wahl des richtigen SAP-Beraters so wichtig ist, erklärt sich demnach schnell. Es kann durchaus hilfreich sein, externe Hilfe für die Suche nach dem passenden Consultant in Anspruch zu nehmen. Da SAP ein so umfassendes Feld in der IT darstellt, sind Branchen- und Softwarekenntnisse von großem Vorteil, um den passenden SAP-Berater zu finden.